Créer une SSII en France et réussir - dossier spécial partie 7
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Etape 3 : la gestion au quotidien.
Vous êtes dans le grand bain : vous gérez les clients, les fournisseurs, la concurrence, les salariés, la banque, … Voici quelques repères pour vous en sortir.
Réponse aux appels d’offres.
La plupart des appels d’offres sont réalisés avec une idée du prestataire final. Si une SSII s’engage à répondre à un appel d’offres émanant d’un client pour lequel elle n’a jamais travaillé, il faut que cela soit dans son coeur de métier et pour une prestation sur laquelle la SSII est certaine d’apporter une forte valeur ajoutée. Même dans ce cas de figure, il ne faut pas hésiter à demander explicitement au client final non pas si l’appel d’offres est ouvert (il répondra invariablement que c’est le cas), mais l’interroger sur ses relations avec son fournisseur actuel et son niveau d’insatisfaction avec la solution en place.
Pour le dire encore plus simplement, ce n’est pas la peine de répondre en France aux appels d’offres dans les premiers temps de la vie d’une entreprise. Sauf si vous connaissez déjà le client final. Pour le reste, tout est déjà plus ou moins « plié », c’est-à-dire que sauf surprise, l’entreprise ou l’administration qui lancent l’appel d’offres connait déjà le nom du fournisseur.
Si par contre, vous êtes impliqués dans l’élaboration de l’appel d’offres, parce que vous connaissez le client, et que vous savez que ce dernier a envie de travailler avec vous, alors vous avez sûrement intérêt à y participer.
Services externalisés.
Pour une petite entreprise de moins de 20 salariés, plusieurs services peuvent/doivent être externalisés.
La paye.
En France, la paie est malheureusement trop complêxe pour être réalisée en interne. Surtout, il faut que l’entreprise soit protégée de toute accusation de malversation par le salarié lui-même en cas de conflit. Ce service doit donc être externalisé. Il faut compter de 15 à 20 € H.T. par fiche de paye et par mois.
Direction des ressources humaines.
Il n’est bien entendu pas question de déléguer la gestion des ressources humaines tant que l’entreprise n’a pas atteint un seuil d’au moins 10 salariés. Toutefois, à partir de ce stade, il peut être intéressant de passer par un regard extérieur et plus professionnel. Cela permettra de résoudre plus facilement certains problèmes liés à la croissance et de dégager du temps pour le chef d’entreprise, sans pour autant négliger ce facteur crucial que représente la gestion des ressources humaines.
Il est possible de trouver des prestations de D.R.H. en temps partagé, et le seuil de rentabilité peut-être assez bas, si on ne lui confie pas les fonctions de base.
Expertise comptable.
L’expertise comptable est naturellement externalisée. Mais il faut saisir l’occasion pour développer un rapport particulier avec l’expert-comptable qui sera en mesure de conseiller efficacement le chef d’entreprise, et d’orienter la stratégie de l’entreprise.
Commissaire aux comptes.
Le commissaire aux comptes ne se justifie que si l’entreprise est une SAS et/ou au-delà d’un certain niveau de chiffre d’affaires. Nous ne la recommandons pas, sauf pour les projets très ambitieux.
La gestion des frais fixes.
La croissance de l’entreprise est pénalisée par un grand nombre de frais fixes, tels que : les charges bancaires, les frais téléphoniques, les locaux, l’informatique interne,…
Heureusement, ces dernières années, un grand nombre de solutions permettent de réduire les coûts de manière souvent incroyable : l’entreprise n’a plus besoin d’un PABX, elle dispose de solutions optimisées pour faire réaliser sa plaquette, son logo, héberger sa messagerie, et même gérer sa prospection commerciale. Il ne faut pas hésiter à y faire appel.
Ne négligez pas le temps passé à négocier et à scruter ces frais fixes. Vous verrez que les sources d'économies sont parfois très importantes !
Les partenaires.
Les partenaires (éditeurs, constructeurs, grossistes) vont aider à faire vivre l’entreprise.
Ils sont souvent capables de proposer et de co-financer une étape de prospection commerciale.
Par contre, ils demanderont presque systématiquement une base de contacts opérationnelle sur laquelle ils pourront travailler. On revient donc à l’importance de l’outil CRM, tel que développé dans l'article précédent.
Pour une SSII d’intégration, les partenaires sont bien évidemment indissociables de l’offre de services.
Toutefois, il est important de bien faire une distinction car le choix des partenaires obéit à 2 caractéristiques :
1) Le niveau de partenariat avec la SSII. Pour faire simple, on va distinguer 3 niveaux de partenariats : stratégique, occasionnel ou opportuniste.
2) L’importance de la SSII sur son domaine de compétences (« core business »). Là encore, on va distinguer 3 niveaux de Partenaires : leaders, challengers et niches.
Le partenaire stratégique est celui que la SSII essaie systématiquement de mettre en avant dans ses offres. Il est identifié comme un interlocuteur fiable du côté du Partenaire qui lui réserve des prospects (des "leads" dans le jargon anglo-saxon).
Le partenaire occasionnel est mis en avant par la SSII lorsqu’elle pressent qu’il est mieux placé que le partenaire stratégique.
Le partenaire opportuniste n’est jamais proposé en réponse à un besoin client, sauf si ce dernier le demande explicitement, auquel cas la SSII jurera à son client, la main sur le coeur, qu’elle a toujours souhaité développer les affaires avec ce partenaire.
En ce qui concerne l’importance du partenaire sur son créneau d’activité, on pourrait se rapprocher du Gartner, même cet analyste développe une vision plus complêxe à 4 niveaux, et très américano-centrée. Plus schématiquement :
Le partenaire leader : il est leader, ou positionné comme tel sur le Magic Quadrant et il le sait. Le Partenaire leader cherche à garder sa dominance, et donc son volume. Il a besoin de très grosses SSIIs pour cela. A moins de développer une approche originale, les petites SSIIs ne rentrent pas dans son coeur de cible.
Le partenaire challenger : le partenaire challenger cherche à bousculer la position du leader, généralement avec une offre plus agressive ou une technologie supérieure. Il s’agit potentiellement du type de partenaire le plus intéressant pour une jeune SSII.
Le partenaire niche : le partenaire niche n’a pas la technologie ou la force de frappe pour s’imposer globalement voire pour menacer la dominance du ou des leaders. Il mérite toutefois l’attention car il su développer un coeur de marché qui lui permet d’exister.
L’importance du domaine est à mettre en relation avec le niveau de maturité d’un marché. Toutefois, ce dernier point, le niveau de maturité n’est pas toujours détectable.
On peut donc établir le tableau ci-dessous :
| Nom du partenaire | Domaine du partenaire | Niveau du partenaire | Importance du partenaire | Contact principal chez le partenaire |
| PartenaireX | ||||
| PartenaireY | ||||
| PartenaireZ |
Sauf exception, la SSII ne devrait pas avoir plus d'un Partenaire stratégique pour chaque domaine considéré sur ses 2 premières années de vie.
Il peut être très payant de développer un partenariat stratégique avec un partenaire challenger ou niche.
Il est important pour la SSII de faire son tableau de Partenaires, afin d’élaborer sa stratégie et de s’y tenir.
A ces deux aspects s’en rajoute deux autres, non négligeables :
1) le niveau d’empathie entre les dirigeants de la SSII et ceux du Partenaire. Une bonne entente entre les équipes techniques et commerciales facilite évidemment le business.
2) le niveau de busines préexistant entre le grossiste du Partenaire et la SSII (en supposant que le partenaire ait conservé un modèle trois-tiers) qui facilitera les commandes ultérieures.
Idéalement, le choix des partenaires devrait être réactualisé chaque année par les principaux dirigeants, en tenant compte des critères évoqués précédemment. Ce choix devrait être fait en gardant en balance les nouveaux domaines dans lesquels l’entreprise va se lancer.
Location financière.
Les offres de location financière fleurissent sur le marché.
Je n'y suis pas favorable, mais certains acheteurs voient cette option d’un très bon oeil, pour la visibilité qu’elle apporte et ce, au détriment des finances de leur entreprise.
Il ne faut pas hésiter à interroger le service achats sur leur politique en ce domaine : ce sont eux qui font la pluie et le beau temps. Ils n’hésiteront pas à favoriser un dossier qui leur permettra de mettre en place ce système de location financière.
Les acheteurs.
Aujourd’hui, à partir d’une certaine taille d’entreprise (et parfois même en dessous), les acheteurs sont incontournables, de même que les processus de référencement.
Il faut savoir que, contrairement à une idée très répandue, il n’est pas obligatoire d’être référencé pour pouvoir vendre à une entreprise. Dans ce cas de figure, il est par contre indispensable de présenter une expertise unique sur le marché. Cela vient renforcer le statut de spécialiste que doivent, selon nous, adopter les entreprises en création sur le marché français.
Les véritables gains sont plutôt :
- Un raccourcissement des délais administratifs.
- La possibilité d’être informé systématiquement en cas d’appel d’offres correspondant au profil de l’entreprise.
- La possibilité de disposer d’un interlocuteur crédible pour savoir quand les factures seront payées.
Les acheteurs doivent être inclus dans la stratégie relationnelle de l’entreprise. Mais il ne faut pas oublier que leurs objectifs et leur mode de raisonnement sont très différents des interlocuteurs habituels d’un commercial standard.
Le crédit d’impôt recherche.
Le crédit d’impôt recherche pour une SSII ( !) est possible, mais il doit être envisagé dans le cadre d’une véritable stratégie de développement d’un produit ou d’un service plutôt innovant.
Il peut être intéressant pour une société de mettre en place ce système si l’offre lui est faite de participer au travail d’un éditeur.
Pour le reste, nous continuons de penser, peut-être à tort, que l’Etat tentera de reprendre d’une main (contrôle fiscal) ce qu’il a donné de l’autre (cadre législatif). Cela est valable surtout pour une entreprise bénéficiaire sur plusieurs exercices.
La gestion du "cash".
Dans une société d’achat-revente, la gestion du cash est cruciale. De même que la gestion des impayés.
Affacturage.
Faire appel à un affactureur ne se justifie pas encore à l’heure actuelle et risque de ne pas se justifier par la suite. La raison en est que les affactureurs en finalité ne garantissent que ce qui est déjà garanti. De plus, leur prestation coûte cher.
Trésorerie.
L’entreprise se doit donc de créer elle-même son propre « matelas » de cash. Une trésorerie permanente de 100 K €, hors compte courant, nous semble suffisante pour sécuriser le chef d’entreprise, et mettre la société elle-même, à l’abri d’un non-paiement ou d’un paiement très retardé par un client.
On ne parle pas ici du montant d’un compte courant : cette somme doit être présente sur un autre compte (typiquement, un compte à terme) mobilisable immédiatement, étant entendu que l’argent en placement sécurisé ne rapporte plus rien aujourd'hui.
Toutefois, au-delà d’un montant équivalent à 10% du C.A (ou bien 100 000 € environ), un matelas supplémentaire est improductif.
Si l’entreprise qui réalise 1 M€ de C.A. annuel dispose d’un matelas financier supérieur à 100 K€ (hors compte courant), cela veut également dire qu’elle gère mal sa croîssance, et qu’elle aurait dû embaucher un ou plusieurs salariés supplémentaires pour grandir sur son marcher. Au lieu de cela, elle a choisi de thésauriser ce qui est sage, mais ne permet pas de grandir. Croître pour une entreprise, c’est prendre un risque.
En ce sens, le « matelas » de cash disponible est un indicateur parmi d’autres, permettant de valider les moments de croîssance.
Règlement client.
La règle de base est que pour tout premier client, toute commande supérieure à 1000 € H.T. se devrait d’être honorée en paiement comptant, si la société fait moins de 200-250 personnes ou si elle réalise moins de 20-25 millions d’euros de C.A. annuel.
Bien entendu, ce principe de précaution élémentaire devra être complété par d’autres règles de prudence qui dépendront du type de client, de sa relation avec la SSII, et du climat global des affaires.
Escompte en cas de règlement anticipé.
De nombreuses sociétés proposent un escompte de 1 à 2% en cas de règlement anticipé. Si l’entreprise dispose sans risque de la trésorerie, il ne faut pas hésiter.
Si le fournisseur ne le propose pas sur sa facture, il ne faut pas hésiter à le réclamer.
D’une part, cela permet de payer (un petit peu moins cher), mais surtout cela donne une image de bonne santé financière du vis-à-vis du fournisseur. Cette bonne santé pourra être exploitée dans les périodes moins favorables.
Prélèvement automatique.
Contrairement à ce que l’on pense, le privilège de mettre en oeuvre un paiement par règlement automatique n’est pas l’apanage des grands groupes. La procédure de mise en place d’un règlement automatique est relativement simple. Le numéro d’émetteur ainsi attribué va suivre l’entreprise pendant toute sa vie, même en cas de changement de banque.
Le prélèvement automatique a surtout l’avantage de sortir l’entreprise du radar du département achat du client (mais pas de la compta !) pour ce qui est des prestations réalisées.
