Je n'ai pas encore les cheveux blancs (quand bien même les nouveaux en prennent la couleur...), mais je commence à avoir un peu d'expérience dans l'organisation des flux des entités et je retrouve souvent les mêmes anomalies.
Toutefois, c'est comme tout, il n'existe pas de solutions parfaites. Quelle que soit la solution retenue, il y a des avantages et des inconvénients. Au final, ce sera toujours un mix entre contraintes, temps, évolutivité, compétences et budgets. Mais une fois que l'on sait ce que l'on recherche, il est plus facile de déceler les anomalies, et donc d'en éviter les pièges.
J'en profite pour vous partager les 3 anomalies les plus grossières que j'ai pu rencontrées, et qui sont pourtant bien réelles.
* L'action inutile :
Cela peut sembler curieux, mais pourtant, je n'ai pas encore vu d'entité qui ne produise pas de choses inutiles, et ce quelque soit le milieu : entreprise, association, etc... Je ne parle pas des administrations, car je n'y ai jamais travaillé ! Par action inutile, je sous-entends le remplissage d'un document, le traitement d'une information ou encore, l'envoi d'un mail informatif.
Comme je l'ai dit précédemment, le système parfait n'existe pas, mais il y a des limites, non ? Et pourtant, ce mal est bien réel. Je pense qu'il est proportionnellement croissant à l'effectif de l'entreprise. Tel un cancer, il est invasif et difficile à gérer. Pour l'exemple, je connaissais un service entier dans le milieu bancaire où plus de 10 personnes s'amusaient à faire du reporting à coup de copier-coller à longueur de journée (pour ceux qui tireraient des conclusions hâtives, je n'ai jamais travaillé dans cette banque). Côté positif de l'histoire, il y avait peut-être une finalité positive, même si la méthode employée discutable.
Dans les structures de taille plus modeste, le plus gros générateur de tâches inutiles est selon moi, le changement de logiciels ou de procédures. Un nouveau supérieur débarque dans la société, demande à ses subalternes de faire ceci et cela ... Quelques mois après, il y a une mise à jour du système. La tâche est directement prise en charge par l'ERP (Enterprise Resource Planning). Du coup, plus besoin de réaliser l'action. C'est automatique, parfait! Sauf que personne n'a pris la peine d'informer le collaborateur qui fait son travail, que sa tache est devenu inutile!
De prime abord, on peut facilement penser que je raconte des conneries ... Or bien souvent on constate qu'il n'y a pas assez de communication entre les intervenants dans la chaine des processus. Savoir exactement qui fait quoi n'est pas chose aisée. Parfois, le responsable n'a même pas pris le temps de prévenir du changement ou à simplement oublié que le process est devenu automatique. En attendant, "l'usine" à production inutile continue...
Il existe encore une autre raison qui est simplement l'habitude! Telle une action qui a toujours été réalisée, ... n ne sait pas pourquoi on la répète.
Si vous êtes un exécutant, sachez qu'il y a encore pire! Parfois on sait que le travail demandé est inutile et qu'il doit être rectifié, mais on préfère ne pas vous le dire tout de suite, car la procédure n'est pas encore prête. Cela prend du temps à finaliser ce genre de chose ! Parfois cela peut prendre des mois, voir des années ... et dans ce genre de situations, en général, on préfère laisser faire un travail que l'on sait inutile que de l'arrêter. MAIS POURQUOI ? Autant il est très facile de demander d'arrêter une tâche, autant refaire la pédagogie autour du process d’exécution pour la relancer est bien plus difficile. Par conséquent, le superviseur n'a parfois pas envie de passer par cette étape et préfère laisser un statu quo jusqu'à la nouvelle version du process.
* Le papier
Alors celui-ci, c'est mon préféré, j'adore ! Dans l'environnement d'aujourd'hui, tout est numérique. Ceci entraîne que tout document papier est mécaniquement ressaisi d'une façon ou d'une autre dans le système d'information de l'entité. Alors évidemment, quand je suis contraint par le process à un résultat dématérialisé, la question ne se pose pas. Mais parfois, c'est plus subtil, ce n’est pas la même personne qui complète le papier et qui fait la suite du traitement. Par conséquent, la personne qui complète le document ne voit pas l'intérêt de directement le mettre sous format numérique et faire gagner du temps à tout le monde.
Heureusement, on rencontre ce genre de cas de moins en moins souvent, mais il est encore présent dans des structures de taille plus réduite. Je le constate aussi chez des nouveaux arrivés dans le monde professionnel avec la fameuse fiche client papier. ;)
* Excel
Je ferais un article complet pour donner mon avis sur Excel. J'ose le dire je pense être un spécialiste de cet outil, dans la mesure où j'ai dépassé les fameuses 10 000 heures de travail qui vous consacre "expert" dans un domaine.
C'est un outil que trop de monde utilise en mode tableau, et encore récemment j'ai vu une personne sortir sa calculette pour réaliser un calcul et saisir le résultat dans la cellule. Je ne peux lui reprocher de ne pas savoir, mais bon !
La vraie question est plutôt : est-on obligé d'utiliser Excel ?
Car dans la surenchère des tâches inutiles, c'est la foire ! Dans certaines boites, il n'y a pas un problème qui ne peut être réglé par la création d'un nouveau tableau Excel (à défaut de pouvoir créer une nouvelle taxe ;) )
Très souvent, la création d'un tableau Excel est réalisée pour pallier un manque de l'outil de production principale. En général l'outil de production dispose d'un début fonctionnalité pour répondre à la problématique, même si les fonctions ne sont pas parfaites. Alors, pourquoi utiliser Excel ?
Le plus souvent, la réponse est que personne n'a pris le temps de "Read The Fuking Manuel". J'en profite au passage, si vous souhaitez évoluer dans votre boite, à défaut d'autre chose, RTFM est une des solutions les plus simples et rapides plutôt que de faire une "formation" recommandée par les RH.
En synthèse, si vous êtes décisionnaire, faites plutôt des économies en faisant le ménage. Il y a toujours de l'optimisation à faire, mais ne tombez pas dans le piège de la sur-optimisation. Cela consommera beaucoup de votre temps et de votre énergie, sans pour autant vous en faire gagner. Étant moi-même un perfectionniste, je me laisse souvent prendre à ce piège.Si vous êtes un exécutant et que vous avez des doutes sur une tâche inutile qui vous a été confiée... faites le test de vous tromper ou de simplement l'arrêter (de façon intelligente hein!) ... Vous verrez bien si une personne le remarquera !
Rémy
Les flux et procédures en entreprises 3 erreurs à éviter
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