Comment gérer son planning, réduire la procrastination et éviter de se perdre dans les méandres de son courrier électronique ?
Récemment, un livre est sorti à propos de cette problématique. Il recueille le témoignage de pas moins de 200 millionnaires américains, les synthétise et apporte des réponses riches et variées.
Le premier point important pour tous ces protagonistes du succès est que le fait de gérer ses emails se relève être une activité comme les autres. Selon eux, l’idéal est d’allouer un temps imparti et limité.
Toutes ces personnes ultra productives ont des mécanismes de fonctionnement sensiblement similaires.
Voici 5 points clefs que j'ai tiré de la lecture.
1. Se désabonner des newsletters
Si je devais donner une image, les newsletters sont comme un cheval de Troie dans votre vie privée. Subir une intrusion n’est jamais quelque chose de très agréable et peut perturber votre organisation. Un bon réflexe est donc de se désinscrire de toutes ces offres ou bien d’utiliser un autre email que celui professionnel afin de ne pas vous laisser distraire. Si vous ne voulez pas passer des heures à savoir comment supprimer vos comptes, il y a https://www.me-desinscrire.fr qui propose des tutoriels en fonction de chaque site web marchand.
2. Désactiver toutes les notifications email
Les notifications email ne doivent pas constituer une priorité dans vos tâches. Ce sont des éléments secondaires d’arrière plan. On peut en dire de même sur toutes sortes d’alertes, quelles soient téléphoniques ou autres. Mettez par exemple votre mobile sur silencieux afin de pas vous laisser perturber par des choses inutiles ou peu importantes.
3. Limiter la fréquence d’envoi de ses emails
Réfléchir par 2 fois avant d’envoyer : tel est le leitmotiv, de ces 200 millionnaires. Le Wall Street Journal a d’ailleurs relaté le résultat d’une étude d’un cabinet marketing (International Power), basé à Londres. Ce dernier a pu prouver la corrélation suivante : si l’on réduit la fréquence d’envoi d’emails d’environ 54% il est possible de baisser drastiquement le nombre de courriers électroniques reçus.
4. Savoir résumer sa pensée, aller à l’essentiel
Les personnes productives ont une tendance à écrire des emails très courts. Mais qui dit bref, ne signifie pas dénudé de tous sens. Votre message doit synthétiser vos intentions dans un style à la fois agréable et aéré.
Tout cela pour ne pas ennuyer votre destinataire, et pouvoir le captiver d’avantage. Les spécialistes recommandent un email de trois phrases qui permet de faire gagner énormément de temps aux 2 parties.
5. Se poser les bonnes questions, adopter un rituel et des habitudes précises
Le premier réflexe est celui de nettoyer sa boite mail après chaque ouverture. Il existe des paramètres qui vous permettront d’archiver, de classifier votre courrier en fonction de sa priorité par exemple. Supprimer les messages superflus mettra de l’ordre, vous y verrez plus clair.
Ensuite, si vous pouvez confier une tâche à autrui ; transmettez lui le message dans la foulée !
Si vous devez répondre à quelqu’un et que cela ne nécessite pas 5 minutes, faites le immédiatement pour vous libérer du temps par la suite.
Pour des emails plus importants, réservez vous une échéance spéciale dans votre planning. Cela vous permettra d’y répondre à tête froide et reposée, sans trop de stress.
Il est aussi possible de se limiter à une ouverture 2 fois par jour de la boîte email avec un temps maximal de 20 minutes pour chaque session. Ce qui force à dominer l'outil au lieu de se laisser dominer par lui même.
