Lorsque vous essayez de devenir plus productif, vous ne pouvez pas y parvenir à la simple force de la volonté. Afin d'atteindre une productivité optimale, vous devez avoir un plan. Il s’agit de bâtir un processus facile à suivre qui permettra d'améliorer votre productivité.
Le secret est tout simple : il faut trouver le(s) meilleur(s) moment(s) de la journée pour travailler.
La productivité n’est pas seulement une affaire d’outils marketing automatisés ou des stratégies de gestion du temps élaborées. Ce sont bien entendu des éléments importants en fonction de votre activité, mais il y a plus – le sujet central est celui de la maitrise de son énergie vis-à-vis du temps, afin de faire plus et mieux.
Si vous suivez ce processus, vous parviendrez à être plus productif. C’est on ne peut plus simple. Voici cinq étapes faciles à suivre.
1. Déterminez votre moment optimal de la journée pour travailler
La première étape dans la découverte de ce moment optimal consiste à faire une auto-analyse minutieuse. Dans cette étape, votre objectif n’est pas de fixer un emploi du temps strict, mais de trouver le plus grand laps de temps de la journée où vous allez être plus productif.
Voici deux questions à se poser pour vous guider dans cette quête du moment optimal.
Au cours d’une journée, quand est-ce que je dispose de plus d'énergie et de concentration ?
A quel moment du jour vous sentez-vous le plus en vie, énergique, créatif, optimiste et enthousiaste ? Pour certains, c'est le matin. Pour d’autres, c’est le soir.
Découvrez quand votre énergie est au sommet ; le matin, l’après-midi, le soir…
Quand est-ce que je subis le moins d’interruptions et de distractions ?
Vos gains de productivité personnelle s’appuient sur votre capacité à isoler les distractions qui paralysent votre concentration. Maintenant que vous savez quand vous disposez de votre énergie maximale, il faut déterminer le moment où les distractions débarquent en force dans votre travail. Ce sont ces moments où vous devriez éviter de programmer une période de travail productive.
2. Identifiez une, deux ou trois périodes de 90 minutes pour un travail concentré
Maintenant que vous avez déterminé les phases où vous disposez du plus d’énergie, il est temps de se tailler un créneau avec une à trois périodes de 90 minutes. Ces séances de 90 minutes sont vos « rafales productives ».
Pourquoi 90 minutes ? Parce que des recherches sur les cycles journaliers de travail ont démontré que la plupart des personnes performent le mieux dans des périodes de 90 minutes suivies d'une pause.
Ce principe repose sur les rythmes ultradiens (à fréquence pluriquotidienne) de notre corps - et il est inutile de lutter contre eux, même avec des stimulants comme la caféine et un apport de sucre.
Bien entendu, vous n'êtes pas obligé de programmer une minuterie (à moins que ça vous aide). Au lieu de cela, utilisez les périodes de 90 minutes comme une estimation pour mesurer votre débit énergétique.
Que se passe-t-il entre chaque cycle ? Cela dépend uniquement de vous et de votre situation propre. Ce que vous ne devriez pas faire, toutefois, c’est de continuer à travailler - ou tout du moins le travail que vous avez effectué au cours des dernières 90 minutes. Vous devriez faire une pause – prendre un vrai moment à part.
Une journée de travail bien optimisée, reposant sur les cycles ultradiens, pourrait se décomposer ainsi. Tous les matins, un individu connait deux cycles de 90 minutes, suivis d'une pause de 3 à 4 heures. Après cela, il termine sa journée de travail à la fin de l'après-midi, avec un cycle final de 90 minutes. C’est, bien entendu, qu’un exemple parmi d’autres.
3. Exécutez le bon travail au bon moment
Toutes les tâches dans une journée de travail ne se valent pas. Il existe différents types de tâches qui exigent différents niveaux de débit énergétique. Certaines tâches peuvent être totalement épuisantes mentalement. D'autres types de travaux peuvent être excitants - et donc énergisants.
Vous devriez effectuer les tâches les plus exigeantes au moment où vous disposez du plus d’énergie, et ventiler vos tâches les moins exigeantes dans les moments où vos capacités mentales déclines.
Cela peut sembler contre-intuitif d’effectuer les tâches les plus difficiles et les plus ambitieuses en premier. On pourrait penser que nous serions rincés pour le reste de la journée.
En fait, pas exactement. Comme l’explique Brian Tracy dans Eat that Frog, abattre des tâches monumentales au cours de la première partie de la journée ne conduit pas à la frustration et à l’énervement, c’est au contraire énergisant.
A un niveau neurologique, le sens du devoir accompli et la réussite face à ces fardeaux activent notre système de récompense dans notre cerveau – et cette production de dopamine va alimenter notre motivation ce qui va nous permettre d’avoir une meilleure productivité pour les tâches à venir. Plutôt que de nous vider, le fait de surmonter et d’avoir accompli d’importantes tâches a le pouvoir de nous motiver.
4. Tolérez des interruptions stratégiques
Vous avez une vie, et vous devez en tenir compte dans votre quête de périodes productives. Il faut s’occuper des enfants, assister à des réunions, manger, et peut-être même faire des siestes. Comment ces interruptions impactent-elles votre meilleur moment de la journée pour travailler ?
Comme nous l’avons vu ci-dessus, nous travaillons mieux par cycles de 90 minutes. Vous ne devriez pas essayer de faire des journées en vous appuyant sur un cycle productif ininterrompu. Cela n’existe pas. Il convient d’utiliser et d’harmoniser vos cycles énergétiques pour les faire coïncider avec des interruptions qui vont tomber au bon moment.
Chez certain, la plus grande et la plus agréable des interruptions a lieu autour de midi. Un moment où l’on rentre chez soi pour retrouver sa famille, afin de profiter d'un repas, de jouer avec les enfants, de bricoler – bref, toutes activités éloignées de notre travail. Cela peut être une hérésie pour ceux qui ne jurent que par la règle des 8 h – 18 h, mais tant que cette hérésie vous donne des niveaux intenses de productivité, tout est dans l’ordre.
Quand un individu ressort de trois heures de pause, il est disposé, voire impatient, de mettre sa créativité et sa motivation à l’épreuve. L’individu est d’attaque pour faire une nouvelle session de 90 minutes pour boucler sa journée.
Quand vous analysez votre journée, repérez ces moments où les distractions sont au plus bas et votre énergie au top. Ensuite, focalisez-vous sur vos interruptions. Et profitez-en. Utilisez ces interruptions pour améliorer votre productivité, et non pas l'entraver.
5. Soyez souple et créatif avec vos horaires
Nous sommes tous en face d’une limite universelle - la journée de 24 heures. Pendant ces heures allouées, nous devons trouver nos zones de travail les plus productives. Si vous estimez que la traditionnelle journée 8 h – 18 h est votre zone productive, qu’il en soit ainsi. Cependant, il existe beaucoup de plages horaires en dehors de cette période conventionnelle et dans laquelle vous pourriez être bien plus productif. Confrontez- vous à vos limites, puis découvrez votre meilleur moment.
Pour ce faire, il faut sortir des sentiers battus.
Nous sommes tous confrontés à d’autres facteurs limitants qui nécessitent des solutions créatives. Lorsque Nelson Mandela a été emprisonné dans une prison sud-africaine, il a écrit ses mémoires pendant la nuit et a dormi pendant la journée. Il était extrêmement productif pour boucler son projet secret, en effectuant un énorme travail rédactionnel sur un court laps de temps.
Certaines personnes ultra-productive dorment tard, flânent la moitié de la journée, et ne sont pas dans leur zone productive avant 20 heures. Puis, entre 21 h et 3 h du matin, ils atteignent leur vitesse de croisière et abattent d'énormes quantités de travail.
Qu’est-ce qui fonctionne le mieux pour vous ? Ecoutez votre corps. Soyez ouvert et créatif.
Conclusion
Il faut avant tout être libre et prendre du plaisir. Il est bien trop facile de devenir esclave de la productivité, et oublier la liberté et le plaisir qu’elle permet d’atteindre.
La productivité doit être une stratégie qui vous permet de profiter de la vie. Elle permet de ne pas se retrouver dans les situations où nous sommes dominés par les horaires et les tâches à accomplir.
La seule manière de profiter d’une vie productive – et de la vie en générale-, c’est d’être réellement productif et de s’amuser. L’ essentiel est de faire cela avec passion.
