Même avec tous les principes de productivité déjà assénés et les nouveaux outils de pilotage de projets disponibles, il existe encore des moments où l’on sent que nous n’en avons pas assez fait. Des journées chaotiques où la désorganisation a pris le dessus, faisant oublier des points essentiels.
Voici cinq principes, et des d'idées pratiques, pour booster votre propre productivité.
Passez en revue votre semaine et planifiez la suivante
A la fin d'une longue journée de travail, qui n’a jamais pensé : j’ai fait beaucoup de choses mais au final qu’est-ce que j’ai fait de concret ?
Si les jours comme cela laissent un sale arrière-goût, des semaines improductives peuvent ruiner votre motivation.
Il existe une grande différence entre faire avancer des dossiers par à-coups et mener des missions structurées et obtenir de vrais résultats.
On peut travailler dur, mais ne pas avancer sur des projets clefs et oublier d’aller toujours de l'avant.
Ne pas prendre le temps de regarder en arrière, ne pas mener d’auto-évaluation, conduit au fait que l’on ne se donne pas les moyens de regarder sereinement et objectivement vers l’avant. Enchainer les réunions, exécuter des tâches et travailler sur des projets sans avoir une idée claire du but, cela revient à s’enliser.
Pour progresser et améliorer sa productivité, on peut créer un outil simple pour examiner et planifier la semaine. Cela fait une énorme différence. Le vendredi soir, on peut, par exemple, passer environ 20-30 minutes avec une simple feuille de calcul. On analyse la semaine qui se termine et on met en avant les principales réalisations. Ensuite, on regarde à l'avance la semaine à venir pour s’assurer que ce qui est sur l’agenda est en phase avec les objectifs.
Ce point mérite-t-il sa place sur la liste des tâches à accomplir ? Qu’elle est la valeur réelle de ce rendez-vous ? Avec l’exemple ci-dessous, ces deux pages PDF donnent un cadre clair et familier pour évaluer les missions à accomplir, définir le calendrier des priorités et atteindre les objectifs.
Ce simple PDF vaut pour illustration (vous pouvez le télécharger ici) et on peut s’en inspirer pour créer sa propre feuille de route. Pour ceux qui ne trouveraient pas chaussures à leurs pieds, voici une liste de PDF et d’outils téléchargeables.
Mais une foule d’outils en ligne pour ordinateurs fixes et plateformes mobiles existent. Certaines ont même été développées pour les esprits créatifs, avec des interfaces claires et axées sur le visuel, loin de la froideur d’une feuille de calcul Excel.
Définir les priorités
C’est sans doute le levier le plus puissant pour dynamiser votre productivité.
Si vous avez des choses importantes à faire, faites-les tôt dans la journée avant de manquer de temps et afin de profiter du calme relatif des débuts de matinée. Dans la même optique, si vous avez des tâches importantes à accomplir dans la semaine, attaquez-les dès le lundi ou le mardi - lorsque vous êtes en forme et motivé - pas à la fin de la semaine où la fatigue se fait ressentir.
Tout n’est pas important, ou en tout cas capital, sur votre liste de tâches hebdomadaires. En réalité, peu d’éléments ont une importance essentielle. Exécutez ces tâches clefs en premier lieu - et comme par magie, vous pourrez dégager du temps pour le reste avec plus de sérénité.
Prenez rendez-vous avec vous-même
Drôle d’idée. Mais se rendre compte de cela et l’appliquer pourrait changer la donne.
Votre agenda savamment orchestré est susceptible de subir pleins d'interruptions de travail – ou extérieures au milieu professionnel. Ce n’est pas un travail concret, au sens qualitatif, ce sont plutôt d’ailleurs des interruptions dans votre travail. Si l’on a tendance à programmer des choses comme des déjeuners, les courses ou un rendez-vous chez le coiffeur, ce sont autant d’éléments urgents - mais pas capitaux.
D’ailleurs, on thésaurise rarement assez de temps pour accomplir le travail qui compte réellement. Nous avons les priorités d'autres personnes inscrites sur nos agendas - et dans nos boîtes de réception - et nous essayons tout juste de caser cela dans notre propre travail, à chaque fois que nous avons un peu de temps libre.
Il faut donc renverser cette tendance.
Prenez votre agenda et bloquez du temps pour votre propre travail. Puis, traitez-le comme vous le feriez avec tout autre rendez-vous ou réunion.
En d'autres termes, il ne s’agit pas d’une option.
C’est la plus importante des tâches de la semaine.
Prévoir du temps pour engager de nouveaux business ? Prenez rendez-vous avec vous-même et prévoyez du temps pour penser, pour y réfléchir.
Peu importe sur quoi vous travaillez, la prise de rendez-vous avec vous-même dépend uniquement de votre propre agenda.
Maîtriser quelques outils de productivité
Chaque jour, de nouvelles applications de productivité voient le jour. Si vous voulez exécuter et organiser quelque chose, il existe des outils pour vous aider à faire mieux. Et plus rapidement.
Il s’agit de ne pas se perdre dans cet océan de technologie. Si vous voulez être productif, apprenez à maîtriser quelques outils qui fonctionnent au mieux pour vous et ne vous inquiétez pas du reste. Vous ne devez pas être tout le temps à la recherche de la fine pointe des applications de productivité - ou souscrire à la dernière version d’un outil de pilotage de projet. Il suffit d’adopter quelques outils éprouvés et de se rendre maître de leur fonctionnement.
Trouver quelques outils, lire leurs tutoriaux et regarder les vidéos, car il s’agit de les intégrer dans une partie de votre flux de travail.
Voici quelques outils les plus reconnus et utilisés.
Evernote. Un véritable double numérique de votre cerveau. On peut stocker absolument tout dans Evernote, et s’en servir comme d’un meuble classeur portable pour tout ce que l’on souhaite garder. Si on remarque un article que l’on souhaite garder, on l'enregistre sur Evernote d'un simple clic. Un email important qu’on veut garder pour plus tard, on le transmet à Evernote comme s’il s’agissait d’une assistante de direction. Des commentaires sur une réunion, la recette thaï du bœuf façon larmes du tigre, des idées d'articles, et les documents que l’on doit garder : tout va dans Evernote.
Dropbox. Si Evernote est l'armoire à dossiers et un pense-bête numérique pour les notes et les ressources utiles, Dropbox est le lieu de stockage et de partage des fichiers et des documents. Graphiques, vidéos, fichiers audio, infographies, photos et fichiers de travail, tous peuvent être stockés dans Dropbox, ce qui signifie qu’on peut y accéder à partir de n’importe quel périphérique. D’autres préfèreront l’alternative Google Docs. Il suffit de choisir, d’adopter un outil et surtout de l'utiliser pour l’éprouver.
Things. On peut s’en servir comme d’une liste de tâches à accomplir. Un outil de gestion des tâches où l’on assigne à chacune un délai – une deadline. Il existe une fonction très utile pour les tâches répétées. Quelle que soit l’app que vous choisissez, elle doit y intégrer une option repeating task - pour les tâches redondantes. Par exemple, tous les mardis, on programme le contenu des emails commerciaux ou autres newsletters. Comme c’est une tâche répétitive, elle apparaît le mardi, on la vérifie une fois que c’est terminé, et plus besoin de s’en préoccuper car elle reviendra automatiquement la semaine prochaine. Certaines tâches se répètent chaque semaine, d’autres se répètent mensuellement, d’autres encore sont trimestrielles et certains se répètent annuellement.
Lorsque vous pensez à quelque chose que vous devez faire - écrivez-le. Car essayer de se rappeler de cela fait perdre du temps - parce que notre cerveau est un mauvais classeur.
Il est peut être temps de faire une pause
Probablement l’astuce la plus contre-intuitive de prime abord.
Si vous voulez en faire plus, il faut tout simplement rentrer à la maison.
Sérieusement, il arrive un moment dans la journée où vous devez juste arrêter de travailler. On ne réussira jamais à tout faire, donc il faut juste rentrer chez soi.
Les êtres humains connectés en permanence ont besoin d'une pause.
On ne peut pas utiliser son smartphone sans le recharger. De même, on ne pas travailler non-stop sans avoir besoin de repos. Il ne s’agit pas uniquement de sommeil. Il s’agit d’un laps de temps sans travail.
Il existe un excellent outil de gestion de projet appelé Basecamp. Dans sa nouvelle version, les développeurs ont ajouté une super fonctionnalité appelée « Work Can Wait » - « le travail peut attendre ». L’outil permet de retenir les appels téléphoniques, par exemple, pour seulement vous en informer pendant les heures de travail.
Basecamp est un très bon produit. Quand on y pense, le plus génial dans cet outil de productivité… c’est qu’il crée des frontières avec le travail.
Il est normal de louper une notification ou un email de travail. C’est tout à fait normal de ne pas être disponible le week-end et à certaines heures. Prenez du repos et de la distance - et vous verrez que quand vous aurez pris suffisamment de recul, vous aurez une bien meilleure concentration et plus d'énergie.
Alors, où avez-vous besoin de provoquer des changements ? Passer à côté d’un article sur la productivité et se replonger dans le grand bain du travail.
Supprimez certaines de ces applications, ces outils que vous n’utilisez pas mais qui balancent régulièrement des notifications stressantes. Adoptez l’outil qui fonctionne pour vous.
Fixez un rendez-vous hebdomadaire sur votre agenda pour faire un travail important - et que chacun sache que vous n'êtes pas disponible pendant ces heures.
Et si vous lisez ceci, à la fin d'une journée bien remplie, n’oubliez pas de juste rentrer à la maison.
